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專題通論與專題格式篇

表 5-1 格式設定上的編輯流程建議

格式設定流程 說 明

對於相同排版表現的內容一定要堅持使用統一的樣式，
1. 設定及選用好樣式
這種做法能大大減少工作量和出錯機會。
使用大綱視圖寫文章的提綱，調整章節順序比較方便。
2. 使用大綱主控文件模式 若想分割檔案為子文件檔，以供團隊中成員分別使用，亦可
在此操作。
報告內容包括大量的圖表，開啟、儲存都需要很長的時
間，且不保險。建議報告每一章保存到一個子檔，而使用同
3. 使用子文件檔
一個範本檔即可解決樣式統一的問題。每個文件變小，不但
編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只損失一部分。

為使多人編輯下的編號可以統一，所有報告中用到的章
4. 使用交叉引用設置編號 節編號、表格、圖形和方程式的編號皆應設定自動添加編號，
第
5 並透過交叉引用的方式自動參照。
章
所有的對齊都應該利用尺規上的首行縮排、首行凸排、
5. 對齊技巧 左邊縮排、右邊縮排進行對位，不要圖方便使用空白鍵加入
空格達成對齊目標。另外定位點也是很重要的對齊技巧。
報告中會用到很多圖片，建議撰寫者先學習一下編輯技
6. 繪圖技巧 巧，包含：(1) 圖片的裁剪 (2) 固定圖片與文字的相對位置
(3) 流程圖的製作。
2+
報告中，常會用到很多的化學式，例如 CO 、Mg ，可
2
7. 化學式的上下標 利用「Ctrl + =」將需要的符號下標、利用「Ctrl + Shift + +」
將需要的符號上標。

8. 編輯公式 學好編輯數學公式的方式，以及文字上、下標的操作。
除了使用 Word 的內建功能外，較常見的是使用
9. 化學方程式或反應式
ChemDraw，但此軟體需付費。

有一些特殊符號不一定要用圖片或方程式才可表現出
10. 插入特殊符號
來，透過 Word 的插入特殊符號即可完成。
如果希望在一篇文檔裡得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格

11. 使用分節符號
式，可以插入分節符號，並給每一節設置不同的格式。
防止多日辛苦功虧一簣，沒事就按一下儲存，有空就多
12. 即時保存、多做備份 備份。萬一遇到文件損毀，可使用專門修復損毀 Word 文件
的軟體 DocRepair 來處理。

利用主控文件模式的主控文件檔，即可將分割後，或團
13. 合併文件

隊中各自分工的檔案片段合併。
透過文件範本中已設定好的大綱以及樣式，自動產生報
14. 產生總目錄，以及圖、表目錄

告中所需的目錄結構及頁碼。
15. 輸 出 輸出，印出精美的報告！

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